¿Cómo y dónde apostillar documentos en Ecuador?

Un trámite fundamental para poder migrar de Ecuador a prácticamente cualquier país es el de la apostilla de documentos. Este es un instrumento que le permite a los países firmantes del tratado de la Haya en 1961 simplificar la legalización de documentos. En Ecuador, la apostilla se realiza generalmente para ecuatorianos que desean realizar sus estudios en el exterior y por ende, se les solicitan varios documentos que puedan certificar sus estudios.

A continuación le contamos todo lo que debe saber para llevar a cabo este proceso de manera satisfactoria en Ecuador:

¿Qué es la apostilla?

Como ya se mencionó, este es un instrumento que sirve para verificar la autenticidad de los documentos emanados de un país con la finalidad de verificar toda clase de información sobre un ciudadano. Este convenio fue firmado el 5 de Octubre de 1961 en La Haya.

El ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana de Ecuador, quien es el ente que se encarga de llevar a cabo este trámite, la apostilla es un documento que busca la certificación de documentos públicos que emite un Estado y que van a ser presentados por un ciudadano de ese país en el exterior con la finalidad de ser validados.

La apostilla solamente es válida entre los estados miembros de la Convención para Suprimir la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros (conocida también como Apostilla de la Haya). Los países que no forman parte de este convenio necesitan otras certificaciones, tales como una legalización consular o diplomática.

En muchos países del mundo este proceso se puede hacer a través de la red, sin embargo en Ecuador todavía se debe acudir al Ministerio de Relaciones Exteriores para hacerlo.

¿Qué países solicitan la apostilla como requisito para validar documentos legales?

Más de 109 países del mundo solicitan la apostilla de la Haya para verificar su validez. Los países que la solicitan se citan a continuación:

¿Dónde se puede realizar este trámite?

Dependiendo del tipo de cita que se solicite, ya sea a través de cita virtual o por correo electrónico, variará el proceso:

  • Cita Virtual: Tulcán, Ibarra, Manta, Bachala, Ambato.
  • Cita por Correo Electrónico:
    • Quito: citasapostillas@cancilleria.gob.ec
    • Guayaquil: servicioscz8@cancilleria.gob.ec
    • Machala: servicioscz7@cancilleria.gob.ec

El Ministerio de Relaciones Exteriores pone a su disposición el siguiente número telefónico para mayor información: 593-2 299-3200.

Vale acotar que debido a la pandemia de Coronavirus es necesario agendar la cita en línea para poder acudir a las sedes habilitadas para llevar a cabo este proceso.

¿Qué documentos pueden apostillarse y cuánto cuesta el proceso?

Los documentos que se pueden apostillar, de conformidad con lo dispuesto en el acuerdo de la Haya son los siguientes:

  • Certificados de salud.
  • Certificado de antecedentes penales.
  • Cualquier documento que emita el IEPI, IESS y SRI; por la Iglesia o por los juzgados; o para personas discapacidad.
  • Documentación gubernamental.
  • Cualquier certificado de estudios de primaria o secundaria.
  • Títulos Universitarios.
  • Vale destacar que la apostilla ecuatoriana sólo es válida para documentos de este país.

¿Cuáles son los requisitos solicitados?

Los requisitos que se solicitan para poder llevar a cabo la apostilla son los siguientes:

  • Cédula de ciudadanía en caso de ser ecuatoriano. Si se es extranjero presente su pasaporte o RUC en caso de ser una empresa la interesada.
  • Los documentos originales deben certificarse previamente si se procederá a apostillar.
  • Deberá informar el nombre del país, embajada o consulado extranjero en donde se van a presentar los documentos.
  • Pagar el valor de este trámite en la ventanilla del Banco Nacional de Fomento ubicado que se ubica en la Unidad de Legalizaciones. Según lo dispuesto por el Estado Ecuatoriano en la materia, el proceso de apostilla tiene un valor de 30.00$, sin costo adicional. La legalización, por su parte, tiene un valor de 25.00$. Personas de la tercera edad tienen derecho a un descuento del 50% del total del valor y las personas con discapacidad igual o mayor al 30% tienen derecho a la apostilla de manera gratuita.

IMPORTANTE: Cada documento es un trámite distinto, por lo que el valor de la apostilla por cada uno es de 30.00$. Por ejemplo: si lleva tres documentos que requieran apostilla, el costo será de 90.00$

¿Cuál es el proceso para realizar el trámite?

  • Haga solicitud de su cita virtual pinchando aquí. Una vez hecho, se desplegará la siguiente interfaz:
  • En la pestaña “Servicios” ubique la opción “Legalizaciones y Apostilla”
  • En la pestaña ” Centro Administrativo” seleccione el centro más cercano a su domicilio y haga clic en “Siguiente”.
  • Se desplegará la pantalla “Gestión de Turno” en ella, deberá introducir sus datos personales y un correo electrónico donde le será enviado un código de verificación.
  • Posteriormente podrá elegir la fecha y hora de su cita. Haga clic en “Aceptar”. La cita llegará al correo que usted haya indicado. Haga clic en “Finalizar”.
  • Ir a una sede autorizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores que se haya seleccionado para poder llevar a cabo la apostilla el día de la cita.
  • Este proceso puede ser llevado a cabo por una tercera persona. Dependiendo de la entidad que se elija para llevar a cabo el proceso puede o no requerir una autorización.
  • El trámite es rápido, no debería tardar más de 20 minutos. La cantidad de documentos que se lleven a apostillar determinarán el tiempo que se tardará el trámite.
  • Si se presenta el supuesto en que el ciudadano desee llevar un documento extranjero a apostillar en Ecuador, no será necesario si ya vienen apostillados por la autoridad que competa en ese país.