Tan pronto se inscriba en el Registro Único de Contribuyentes (RUC según sus siglas), será apto para poder emitir y entregar comprobantes de venta físicos de conformidad con lo estipulado por el SRI. Esto es fundamental para poder respaldar las transacciones que realiza en su negocio.
A esta actividad de emisión de comprobantes se le conoce también como facturación física, que es totalmente diferente a la facturación electrónica. En el presente artículo le contaremos a detalle todo lo que necesita saber sobre los comprobantes de venta existentes y de qué forma obtener los más conocidos: Las notas de venta RISE y las facturas.
Definición y Utilidad
Un comprobante de venta es un documento plenamente autorizado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) que se emplea para respaldar cualquier transacción que realice como contribuyente. La prestación de servicios, realizar un negocio gravado con tributos o transferir bienes son algunos ejemplos.
- El SRI dispone cinco tipos de comprobantes de venta, que se citan a continuación:
- Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios.
- Tickets emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos públicos.
- Facturas
- Notas de Venta RISE.
- Otros documentos autorizados.
¿Qué es una factura y cuál es su utilidad?
Una factura es un documento mercantil con plena autorización por el SRI, destinado a personas naturales o sociedades con derecho a crédito tributario y en operaciones de exportación. Según las disposiciones de ley, este documento debe entregarse cuando se hace una transferencia de un bien o se presta un servicio, independientemente de si es a título gratuito, como por ejemplo la realización de alguna donación.
La utilidad de este documento es confirmar y respaldar el pago por cualquier transacción, asegurando su legalidad como operación comercial. La ley aclara que solo las instituciones del Estado prestadoras de servicios administrativos son las únicas entidades que no están obligadas a emitir facturas, según lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley del Régimen Tributario Interno ecuatoriano. Asimismo, los trabajadores que tienen una relación de dependencia por concepto de remuneraciones.
¿En qué momento tiene que entregarse una factura?
Todas las personas que están obligadas a pagar impuestos tienen que emitir y entregar sus facturas aunque el adquiriente no lo solicite. Independientemente de si es un monto mínimo. Algunas especificaciones son las siguientes:
- Las personas naturales o sociedades obligadas a llevar contabilidad están obligadas a emitir facturas siempre, sin importar el monto de la transacción.
- Las personas naturales que no están obligadas a llevar contabilidad deben emitir facturas por montos superiores a los 4$. Al final de cada día tienen que emitir una factura resumen por el monto total de las transacciones inferiores o iguales a 4$ que no hayan tenido emisión de comprobante de venta.
En todo caso, los clientes tienen derecho a recibir su factura si la solicitan independientemente de la transacción realizada.
¿Cuál es el monto mínimo para emitir facturas con datos?
En el año 2015 se estipuló que el monto mínimo para emitir cualquier factura con datos es a partir de los 20$ dólares. Antiguamente, el monto mínimo era de 200$. Las facturas con valores menores a los 20$ se pueden entregar con la nota «Consumidor Final» siempre que el comprador lo especifique de esa forma. De otra forma, el cliente puede solicitar su factura con datos a partir de cualquier monto.
En caso de no entregar este documento, el comerciante será sancionado de conformidad con lo establecido en el Código Tributario.
¿Existe algún formato de factura?
El SRI cuenta con varios formatos de facturas. Cada uno de ellos se empleará en determinados casos. El más común es el modelo que rige con el IVA del 12% que le compartiremos a continuación:
La tarifa del IVA pasó de ser del 14% a 12% el 1 de Junio de 2017, de conformidad con lo establecido en la Ley de Solidaridad para la reactivación de las zonas que se vieron afectadas por el terremoto del 16 de abril del 2016.
Nota de Venta RISE
Este documento, por su parte, es emitido y entregado por un contribuyente que se encuentre debidamente inscrito en el Régimen Impositivo Simplificado. Es también conocida como comprobante de venta simplificado y se diferencia de la factura porque no desglosa el valor del Impuesto al valor agregado.
¿Cuando es necesario entregar este documento?
El SRI dispone que las notas de venta RISE se emiten y entregan en transacciones superiores a los 12$. En caso que estos montos sean menores, al igual que con las facturas, al final del día se tienen que emitir notas de venta resumen por las transacciones menores o iguales al monto mencionado. El comerciante o persona natural tendrá que entregar la factura si llegase a solicitarla, sin importar el monto.
¿Existe algún formato de esta nota de venta?
Este documento tiene dos formatos, según lo dispuesto por el SRI que compartimos a continuación:
Formato de nota de venta Rise:
Formato de nota de venta Rise Simplificada:
¿De qué forma se deben llenar los comprobantes de venta?
Los documentos que hemos presentado se pueden llenar ya sea por computadora o de manera manual. El SRI no ha impuesto ninguna disposición sobre este particular. La única condición es que esté lleno de forma correcta abarcando todos los campos solicitados, tal como se puede apreciar en los formatos. Es necesario llenar dos, ya que uno es para usted y otro para su cliente. La copia le servirá para llevar a cabo sus trámites relacionados con el pago de impuestos. Es necesario que la copia sea nítida e idéntica a la original o no será validada.
¿Cuáles son los pasos para obtener las facturas o notas de venta impresas?
Es un proceso sumamente simple, que además es sumamente expedito. Solo es necesario acudir a un establecimiento plenamente autorizado para la impresión. A continuación le explicamos lo que debe hacer:
- Acuda a una imprenta autorizada por el SRI.
- Solicite su impresión de Factura o Notas de Venta (El último solo debe solicitarse si trabaja bajo el RISE).
- Entregue el documento con toda la información concerniente a su RUC (Tipo de contribuyente y régimen).
- Pague la cuota por su talonario de facturas o notas de venta. El facturero de 100 facturas cuesta de 16$ aproximadamente.
- Es posible personalizar sus facturas acudiendo a la imprenta en cuestión con un esquema o maqueta que siga los patrones básicos que ya mencionamos.
¿Cómo solicitar mis facturas por internet?
En el SRI existe una opción de solicitud de documentos preimpresos a través de la red para contribuyentes bajo régimen general y RISE. De momento no es obligatorio, pero lo será para los inscritos en el régimen general a nivel nacional. Los inscritos al RISE pueden prescindir de este trámite si así lo desean. Solo debe ingresar al sistema del SRI con sus datos y pinchar la opción «Facturación Física», seleccionar «Petición de documentos preimpresos» que le compartimos en el siguiente enlace.
Imprentas autorizadas por el SRI para vender factureros
La institución también tiene disponible un listado con las imprentas autorizadas más cercanas a su domicilio. Solo debe ingresar haciendo clic a este enlace y seguir estos pasos:
- Elija la opción «Por Ubicación del establecimiento gráfico»
- Seleccione la provincia y cantón que le interese.
- Elija su captcha.
- Haga clic en «Buscar».
Le aparecerán todas las impresas autorizadas en las que podrá imprimir sus comprobantes de manera automática.
¿Cómo puedo comprobar la validez de estos comprobantes físicos?
La validez de un comprobante de venta preimpreso a través de la plataforma online. Solo necesitará ingresar la fecha de emisión del documento, el número de autorización, RUC, especificar qué tipo de documento es y el número.
Le compartimos un video orientativo sobre el tema: